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  Desarrollo Estratégico – Outsourcing
 

El mayor inconveniente común denominador en todas las Cías., es tener la información en tiempo real, es decir que la información cumpla los dos requisitos básicos:
1° Que sea pertinente y oportuna
2° Que sea fidedigna o verdadera

Esto significa que además de tener una racionalización de los espacios también tendrán una economía de tiempos y por ende el rápido acceso a la información correcta, con lo cual tendrá por satisfecha las dos necesidades anteriores.
Los Compañías que confiaron sus archivos documentales a DLyS, rápidamente han podido evaluar el cierre de la ecuación costo-beneficios.

Consideraciones a tener en cuenta:
Estado actual del archivo de documentación.
Si existe un único lugar destinado al almacenamiento de documentos o está diseminado en cada sector importante dentro de la empresa y cada uno quiere tener su propio archivo descentralizado.
Volumen de documentos archivados o acumulados.
Si está normalizado el archivo, es decir si está todo en contenedores estándares (cajas tamaño oficio de 390 x 265 x 90 mm ó 390 x 265 x 120 mm) ó si está en biblioratos, legajos colgantes, etc.
Por lo general está la documentación en espacios inadecuados, húmedos, sin protección de incendio (matafuegos, paredes cortafuego o sensores de humo), sin alarmas o circuitos o normas de seguridad, al alcance de todo el mundo. Cuantas veces vemos que termina una reunión importante de toma de decisión en la compañía y quedan los papeles de reunión al alcance de personal que no tiene ninguna relación con la reunión realizada.
Por lo general el archivo es algo totalmente olvidado para la empresa que salta a la luz cuando surge algún problema judicial o de RRHH o de DGI (recordar que desde el punto de vista contable y de personal la información se debe conservar por ley por el término de 10 años), pero que la mayoría lo tiene muy descuidado y con el resto de materiales o elementos en desusos escritorios o sillas sin patas, ventiladores o artefactos descompuestos, todo mezclado y sucio.
Determinar que importancia puede tener para la empresa que no pueda ubicar tal documentación, ya sea porque se lo exige el estudio externo, el área legales o la DGI. Tener presente que la documentación se debe archivar conforme distintas normas y/o modalidad de uso de cada compañía, o sea por tipo de documento (facturas, remitos, boletas de pesada, tickets de balanza, vale de entrada de materiales, conformados de recibos de sueldos, etc, etc.), por fecha o mes calendario o por ejercicio económico conforme al cierre de balance, etc.
Es importante determinar la frecuencia de consulta de documentación, si es muy alta y compleja y a su vez por norma interna no pudieran derivar el material, esto sería una de las razones para instalar un sistema del tipo “in house” (sumado además a la disponibilidad de espacio físico, es decir que no tengan este condicionante), por lo general para estos casos se cobra una puesta en marcha por todo el asesoramiento integral y luego un abono mensual por mantenimiento. Obviamente que resultará mas honerosa esta modalidad frente a la absorción de costos por maximización que resulta de trasladar todo a nuestro centro de archivo documental
Tercerizar su archivo puede llegar a significarle un ahorro del orden del 30%, considerando que cantidad de personal tiene afectado hoy a la tarea de archivo, que espacio físico tiene destinado al mismo y que hoy por hoy lo pudiera estar utilizando para producir, estoquear materias primas, exposición comercial o vidriera si fuera una zapatería o una boutique, o para poner dos o más máquinas si tuviera demanda productiva, o por ej. para el caso de los sanatorios para poner dos camas por habitación de 4x4 que antes tenían llenas de papeles.
Y además la contingencia que significa la tremenda pérdida de tiempo porque cada vez que buscan una información pierden medio día o porque si se enferma el que conoce nadie ubica nada, o peor aún la gran contingencia que significa tener un gran desorden y perder un juicio por no encontrar la documentación como prueba irrefutable de que facturé, vendí, compré o pagué el sueldo a tal personal dado de baja.

Nuestras plantas de operaciones fueron técnicamente desarrolladas previendo las máximas condiciones de higiene y seguridad.
Contemplan programas de desinfecciones y control de plagas.
Alarma inalámbrica satelital monitoreada por central para deteccion de incendio y control de accesos por zonas, conectadas con Policía y Bomberos de la Provincia.
Extintores triclases perfectamente distribuidos
Estanterías tipo racks pesados que soportan la carga puntual por metro cuadrado para las que fueron calculadas.

CAJAS CONTENEDORAS

Las cajas son estandarizadas y fueron diseñadas para asegurar la conservación de la documentación. Medidas: 32cm x 42cm x 26cm y soportan hasta 15 kilos de carga. Además llevan en el interior bolsa de polietileno de alta densidad microperforado para dar mayor protección a los documentos y precintos de seguridad